Rahanpesulaki koskee tilitoimistoa yhtä tiukasti kuin pankkia
Moni yrittäjä yllättyy kuullessaan, että tilitoimistolla on rahanpesulain mukaan käytännössä samat velvoitteet kuin pankilla. Kerromme tässä artikkelissa, mitä laki tilitoimistolta vaatii, miksi työ näkyy palvelun hinnassa ja mitä yrittäjän kannattaa kysyä omalta kirjanpitäjältään.
Mitä rahanpesulaki vaatii tilitoimistolta?
Rahanpesulaki eli laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä velvoittaa tilitoimistoja samalla tavalla kuin pankkeja, vakuutusyhtiöitä ja kiinteistönvälittäjiä. Tilitoimisto on lain tarkoittama ilmoitusvelvollinen. Käytännössä velvoitteita on neljä:
Asiakkaan tunteminen. Tilitoimiston on tiedettävä, kuka asiakas on, ketkä ovat yrityksen tosiasialliset edunsaajat ja mistä varat ovat peräisin.
Riskiarvio. Jokainen asiakas luokitellaan riskin mukaan, ja luokitus määrittää kuinka tarkasti ja kuinka usein tietoja tarkistetaan.
Jatkuva seuranta. Asiakkuutta seurataan koko sen elinkaaren ajan, ei vain aloitushetkellä.
Ilmoitusvelvollisuus. Epäilyttävistä liiketoimista on tehtävä ilmoitus rahanpesun selvittelykeskukselle.
Lisäksi tilitoimistolla on oltava kirjalliset toimintaohjeet, henkilöstön koulutus kunnossa ja dokumentaatio, joka kestää viranomaisen tarkastuksen.
Kuka valvoo tilitoimistoja?
Tilitoimistojen rahanpesulain noudattamista valvoo lupa- ja valvontavirasto, joka ylläpitää myös rahanpesun valvontarekisteriä. Valvonta ei ole muodollisuus. Viranomainen tekee tarkastuksia ja voi määrätä laiminlyönneistä seuraamuksia.
Mitä KYC tarkoittaa käytännössä?
KYC eli Know Your Customer, suomeksi asiakkaan tunteminen, on rahanpesulain velvoitteista työläin. Se ei ole yksi lomake asiakkuuden alussa vaan jatkuva prosessi. Vivialla on käytössä erillinen KYC-ohjelmisto, joka on tarkoitettu nimenomaan asiakkaiden tunnistamiseen ja rahanpesulain velvoitteiden täyttämiseen. Sen avulla tuntemistiedot kerätään, tallennetaan ja pidetään ajan tasalla yhdessä paikassa. Työkalu ei kuitenkaan tee työtä kenenkään puolesta. Tiedot on kerättävä, tarkistettava ja arvioitava ihmisen toimesta.
Miksi velvoitteet eivät täyty kaikkialla?
Rehellinen vastaus on, että alalla osaamisen ja laadun taso vaihtelee merkittävästi. Kaikki toimijat eivät tunne velvoitteitaan riittävän hyvin, ja osa oikaisee mutkia suoriksi. Syy on inhimillisesti ymmärrettävä. Asiakkaan tunteminen vie työaikaa, josta asiakas ei koe suoraan hyötyvänsä. Kun alalla käydään samaan aikaan kovaa hintakilpailua, houkutus jättää näkymätön työ tekemättä on olemassa. Yrittäjän kannalta tämä on riski. Puutteet eivät näy tilitoimiston laskussa, mutta ne näkyvät siinä hetkessä, kun viranomainen tekee tarkastuksen.
Näin Vivia hoitaa rahanpesulain velvoitteet
Henkilöstömme on käynyt KYC-koulutuksen
Tarkistukset tehdään säännöllisesti, ja asiakkaan riskiluokka määrittää tarkistustiheyden
Ilmoitukset tehdään aina kun siihen ilmenee aihetta
Käymme vuosittain läpi 600–700 asiakkaan tuntemistiedot
Satojen asiakkaiden vuosittainen läpikäynti tarkoittaa merkittävän määrän työtunteja, jotka eivät näy asiakkaalle yhtenäkään kirjanpitovientinä. Ne ovat silti osa palvelua, ja siten myös osa palvelun hintaa. Tämä on samalla syy siihen, miksi kerromme asiasta avoimesti. Kun vertaat tilitoimistojen hintoja, vertaa samalla sitä, mitä hintaan sisältyy.
Mitä laiminlyönnistä seuraa?
Rahanpesulain noudattamatta jättäminen ei ole pieni muotovirhe. Valvova viranomainen voi määrätä ilmoitusvelvolliselle rikemaksun, antaa julkisen varoituksen tai määrätä seuraamusmaksun. Julkinen varoitus tarkoittaa nimensä mukaisesti julkista tietoa, jolla on suora vaikutus yrityksen maineeseen. Sanktiot kohdistuvat tilitoimistoon, mutta puutteellinen asiakkaan tunteminen voi aiheuttaa harmia myös asiakkaalle. Pahimmillaan asiakassuhde joudutaan keskeyttämään kesken tilikauden, jos vaadittavia tietoja ei saada kuntoon.
Mitä yrittäjän kannattaa kysyä omalta tilitoimistoltaan?
Miten ja kuinka usein asiakkaan tuntemistietoni päivitetään?
Mihin riskiluokkaan yritykseni on luokiteltu ja millä perusteella?
Onko henkilöstö saanut rahanpesulakiin liittyvän koulutuksen?
Onko toimistolla kirjalliset toimintaohjeet ja kuka niistä vastaa?
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Velvoitteet eivät riipu yrityksen koosta. Sama laki koskee yhden hengen tilitoimistoa ja satojen työntekijöiden ketjua.
Riskiluokan mukaan. Matalan riskin asiakkaalla harvemmin, korkean riskin asiakkaalla tiheämmin.
Näkyy. Velvoitteiden hoitaminen vie työaikaa, ja se on osa palvelun kustannusrakennetta.
Koska laki velvoittaa siihen. Tilitoimiston on tunnistettava asiakas ja selvitettävä yrityksen tosiasialliset edunsaajat ennen asiakassuhteen aloittamista. Tunnistaminen tehdään nykyään lähes aina sähköisesti, joten paperisia asiakirjoja ei yleensä tarvita.
Haluatko varmistua, että asiat ovat kunnossa?
Vivia Talouspalveluissa rahanpesulain velvoitteet hoidetaan järjestelmällisesti ja dokumentoidusti. Sinun ei tarvitse miettiä, ovatko asiat kunnossa siinä hetkessä kun viranomainen kysyy.
